Битрикс24Проектирование5 месяцев4 специалиста

Цифровой проектный офис: договоры, ресурсы и документы

Битрикс24 как единый корпоративный портал и среда проектной деятельности

Проектная реконструкция. Масштаб, сроки и показатели приведены для разбора сценария и не являются подтверждёнными результатами конкретного заказчика. Стенд работает на условных данных.

Проектная деятельность полностью прозрачна. Руководитель видит портфель проектов и узкие места. Сотрудники работают в одном окне.

1единый портал

Демонстрация сценария

Вы — директор по проектам в «Институт «Гидропроект»»

Портфель из 34 проектов — нужно увидеть, где горят сроки по ТЗ и актам.

Проектный портал: Gantt и согласования, не классическая воронка продаж.

Интерактивный пример интерфейса. Данные и названия в демонстрации условные; она показывает сценарий работы, а не доступ к системе заказчика.

Что это даёт заказчику

Проектный институт, проектирование промышленных объектов. Задача, состав работ и изменения в процессе.

Результат для заказчика

1единый портал

Что получил заказчик

Состав решения и назначение каждого элемента.

✓

Корпоративный портал

Новости, структура, регламенты, быстрые ссылки на проекты и БП

✓

Модуль проектов

Смарт-процесс: этапы, бюджет, команда, Gantt-вид задач

✓

28 бизнес-процессов

Согласование ТЗ, договоров, изменений, актов, претензий

✓

Документооборот

Версионирование, маршруты подписания, связь с проектом

✓

Дашборд портфеля

Статус 34 активных проектов, маржа, сроки, риски

Как заказчик работает и контролирует

Изменения в рабочем процессе после внедрения.

◎Проекты: Единые карточки в Б24

◎Согласования: БП с таймерами, 2–3 дня

◎Документы: Версионирование в CRM

◎Портфель: Дашборд в реальном времени

Главное изменение в работе

Было

MS Project + Excel по группам

Стало

Единые карточки в Б24

Архитектура и управление

Как связан цифровой контур

Портфель проектных договоров с базовыми планами, ресурсами специалистов, версиями документации и актированием.

Выберите звено процесса

Начало процесса. Текущее звено: Договор. Далее: Базовый план.

Базовый и текущий график

Согласованный baseline сохраняется отдельно от оперативного плана. Перенос задач не скрывает отклонение от договорных сроков.

Матрица ресурсов

Специалист участвует в нескольких проектах; доступность рассчитывается по суммарной загрузке. Конфликт виден до назначения новой работы.

Версии документов

Комплект имеет номер версии, владельца и состояние проверки. Замечания привязываются к версии, а не к переписке по проекту целиком.

Метрики и ответственность

Загрузка специалистов

Назначенные часы / доступные часы периода

Владелец: Ресурсный менеджер

Готовность актирования

Принятый объём / договорный объём этапа

Владелец: PM и финансы

Контрольный сценарий приёмки

Перенос задачи меняет прогноз портфеля, но сохраняет исходный план; замечание блокирует приёмку комплекта.

Архитектурная реконструкция проекта. Детали процесса и демонстрационные данные иллюстрируют подход к решению; они не являются выгрузкой из системы заказчика.

Демонстрационный интерфейс: Цифровой проектный офис: договоры, ресурсы и документы — Реконструкция интерфейса на демонстрационных данных. Попробовать сценарий в интерактивном стенде

Результаты в цифрах

Активных проектов

В единой CRM-среде

Бизнес-процессов

Оцифровано и запущено

−55%

Срок согласования ТЗ

С 7 до 3 дней в среднем

180

Пользователей портала

Все подразделения

До и после

Аспект	До	После
Проекты	MS Project + Excel по группам	Единые карточки в Б24
Согласования	Почта, 5–7 дней	БП с таймерами, 2–3 дня
Документы	Общий диск, версии путаются	Версионирование в CRM
Портфель	Сводка раз в месяц	Дашборд в реальном времени

Обсудить задачу в вашей компании

В этом проекте: Спроектировали портал на базе Битрикс24: карточки проектов, этапы, задачи, сметы и акты. Автоматизировали маршруты согласования ТЗ, договоров и закрывающих документов.

Обсудить похожую задачу →

Детали внедрения

Каждая проектная группа вела учёт в своих инструментах. Руководитель портфеля не видел загрузку инженеров, согласование ТЗ и договоров затягивалось на недели. Документы терялись между версиями на диске.

Клиент

Проектный институт, проектирование промышленных объектов

Масштаб

180 сотрудников, 12 проектных групп

Москва, филиалы в 3 регионах

Было до проекта

MS Project, Excel-сметы, общий диск для документов, почта для согласований

Битрикс24ПорталПроектыБизнес-процессы

Исходная задача

0112 проектных групп — 12 разных форматов отчётности
02Согласование ТЗ: 5–7 дней через почту без единого статуса
03Нет связи между сметой, этапами и фактическими трудозатратами
04Сотрудники не знали приоритет задач при параллельных проектах
05Закрывающие документы оформлялись вручную в конце месяца

Цели проекта

→Единый корпоративный портал на Битрикс24 для всех подразделений
→Карточка проекта: этапы, смета, задачи, документы, ответственные
→Автоматизация маршрутов согласования ТЗ, договоров, актов
→Портфельная аналитика для директора по проектам

Этапы внедрения

Проектирование портала

4 недели

Структура разделов, роли, карта 28 БП

Проекты и задачи

8 недель

Смарт-процесс, шаблоны проектов, права доступа

Согласования

6 недель

Маршруты ТЗ/договоров/актов, уведомления, эскалации

Запуск и обучение

4 недели

12 групп, видеоинструкции, пилот на 3 проектах

Стек и технологии

Битрикс24 EnterpriseСмарт-процессыPHP активитиREST API

Интеграции

1С:Бухгалтерия
MS Project (экспорт)
Контур ЭДО

Нюансы и решения

Детали, которые отличают проект от «типового внедрения» — учтённая специфика бизнеса и принятые архитектурные решения.

#1Проектные группы изолированы по правам — видят только свои проекты, директор — весь портфель

#2Изменение сметы > 10% запускает отдельный БП согласования с заказчиком

#3Трудозатраты фиксируются через задачи с обязательным полем «часы» — отчёт для биллинга

#4Шаблон проекта копируется из библиотеки — 6 типовых (ОВ, ВК, ЭС, ТХ, АР, ГП)

Проект

Отрасль: Проектирование
Срок: 5 месяцев
Команда: 4 специалиста
Категория: Битрикс24

Роли в проекте

Бизнес-аналитик
Карта процессов, портал
Внедренец CRM
Смарт-процессы, БП
Методолог
Обучение, шаблоны проектов
PM
Поэтапный запуск по группам

Похожий проект

Другие проекты по направлению

Все кейсы направления →